Leren: Echt iets voor jou!
Alles over de functie
Duizendpoot m/v gezocht!
Wat verwachten we nou allemaal van een cateringbeheerder? Nogal wat. En om dat overzichtelijk én inzichtelijk te krijgen, werken we met functieprofielen. De meeste cateraars hebben een functieprofiel van elke functie die binnen die organisatie in te vullen is. Hierin staat beschreven wat je moet kunnen, kennen en doen.
Een korte samenvatting:
- Leiden van de medewerkers:
- plannen
- aansturen
- inwerken en opleiden
- motiveren
- begeleiden
- Operationele taken:
- efficiënt voorbereiden, klaarmaken en uitgeven/serveren van koude/warme dranken en maaltijden
- bereiden/serveren van dranken/gerechten voor bijzondere gelegenheden
- vullen en beheren van koelingen en automaten
- verrichten van opruim- en schoonmaakwerkzaamheden
- administratieve handelingen als bestellen, urenadministratie, financiële administratie
Het takenpakket is ook afhankelijk van het soort contract, de afspraken over het geboden assortiment en het serviceniveau.
Zie je de laatste zin?
Het is wel duidelijk: de functie van cateringbeheerder is niet zomaar in een hokje te stoppen!
“Ja maar, mijn baan is veel belangrijker!” “Ja maar, mijn werkzaamheden zijn veel zwaarder!” Hoe meet je welke baan pittiger of uitdagender is (en dus anders beloond moet worden?) Best lastig toch? Gelukkig is er het functieprofiel. Een functieprofiel is gebaseerd op de referentiefuncties in de contractcatering. Referentiefuncties zijn beschrijvingen van functies waarbij wordt gekeken naar de zwaarte van de werkzaamheden. Handig, want de referentiefuncties kun je vergelijken met de functies in jouw organisatie. De referentiefuncties staan in het Handboek Referentiefuncties.
Meer weten over het vak en de afspraken die er allemaal zijn? Check stichtingencontractcatering.nl voor allerlei informatie over de CAO en het werken in de contractcatering. Vergeet niet: het gaat over jou!
TVB
Een stevige basis
Laten we eerlijk zijn: een functieprofiel is nou niet echt een document dat je voor je plezier leest. Het is een redelijk saaie opsomming van Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden (TVB). En toch is het heel belangrijk voor organisaties om met functieprofielen te werken. Je wilt immers dat het voor iedereen duidelijk is wat je van elkaar mag verwachten. Duidelijkheid en overzicht voor iedereen.
Wil jij je ontwikkelen tot een (betere) beheerder? Vraag dan nu het functieprofiel op van jouw organisatie en bestudeer welke vaardigheden en kennis jij moet beheersen.
De vraag is: ben jij uit het juiste hout gesneden? Ja toch?
Wat staat er in het functieprofiel? Dat zijn in ieder geval de volgende 10 punten:
- De taken die bij de functie horen
- De bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De plaats van de functie binnen de organisatie
- Het dienstverband (aantal uren, vast of tijdelijk contract)
- De arbeidsvoorwaarden
- De vereiste opleiding
- De minimale werkervaring
- De benodigde competenties (kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten)
- De persoonskenmerken en gewenste motivatie
- De informatie over salariëring
Het verschil tussen een vacaturetekst en een functieprofiel? Een vacaturetekst wordt altijd gemaakt met het functieprofiel in de hand. Maar een vacaturetekst moet méér bevatten dan een korte beschrijving van de functie. Je wilt immers niet alleen de functie, maar ook de organisatie ‘verkopen’ aan de sollicitant. Deze moet bij het lezen denken: “Daar wil ik werken!” En dan is het aan de organisatie om te kijken of de sollicitant in het plaatje (het profiel dus) past.
Zo leuk is het in de catering
Hoera, ik beheer een locatie!
Laten we alle ambtelijke lijstjes even opzij leggen en vooral inzoomen op hoe leuk, dynamisch, uitdagend, afwisselend en boeiend het dagelijks leven van de cateringbeheerder is.
“Geen dag is hetzelfde. De ene dag sta je met z’n allen te buffelen voor een grote vergaderlunch, de andere dag ben ik bezig met het voeren van een aantal functioneringsgesprekken.”
“Als beheerder ben je niet alleen verantwoordelijk voor de locatie, maar ook voor de mensen in je team. Je moet dus goed kunnen omgaan met mensen en weten hoe je ze motiveert.”
“Je mag van een beheerder verwachten dat hij of zij flexibel is. Niet als het gaat om het omgaan met HACCP-regels natuurlijk, maar wel als het gaat om het omgaan met onverwachte situaties. Want geloof me, die kom je volop tegen!”
Voor welke uitdagingen kom je zoal te staan als beheerder?
Een greep uit het assortiment:
- Een collega is ziek en je kunt geen vervanger vinden, en dat terwijl je vandaag een lunchbuffet voor 40 man moet organiseren.
- Een bestelling wordt niet compleet geleverd.
- Een gast staat voor je neus en heeft een klacht over de soep.
- Een nieuwe medewerker start vandaag en moet ingewerkt worden (naast je dagelijkse werkzaamheden dus…).
- Twee collega’s hebben een meningsverschil en dat beïnvloedt de sfeer op de werkvloer.
- Je mag een functioneringsgesprek voeren, maar dit heb je nog nooit eerder gedaan.
- De gemiddelde besteding is gedaald en deze moet je weer omhoog zien te krijgen.
- Een collega heeft rugklachten en dreigt uit te vallen. Nee, saai is het zeker niet!
Loop een dagje met John mee en… je ontdekt zijn recept!
Sinds een paar jaar werk ik in de catering en ik heb het enorm naar mijn zin. Ik wilde graag wat meer theoretische onderbouwing. Ik bedoel maar: leuk die kengetallen, maar wat betékenen ze nou? Wij werken met een programma dat alle kengetallen precies voor ons berekent. Wat zit er achter? Hoe komen ze tot stand en wat kan ik ermee? Dát vind ik interessant. Daarom ben ik de opleiding OCC-C gaan doen. En ik kan nu al zeggen dat ik geleerd heb veel meer naar het grote plaatje te kijken. Super leerzaam dus!
De taak
Afvinklijstje
Wat moet je op vrijdagavond allemaal afgevinkt hebben? Behoorlijk veel toch? Je hebt immers een indrukwekkende takenlijst die je moet afhandelen. Elke dag weer. Het is je taak om ervoor te zorgen dat je gasten kunnen genieten van lekker eten en drinken, dat op een veilige manier bereid en gepresenteerd wordt. Verder zorg je ervoor dat de administratie klopt, de bestellingen op tijd worden gedaan, beantwoord je mailtjes, regel je de planning, zorg je dat de kwaliteitscontroles juist en op tijd worden gedaan, maak je schoon, ruim je op, analyseer je de cijfers, maak je plannen om het rendement op je locatie te verhogen.. Ja, stop maar! Het plaatje is wel duidelijk. Genoeg te doen dus.
Maar gelukkig sta je er niet alleen voor.
De mens
Mensenwerk
Dagelijks kom je veel mensen tegen. Ook als je op een eenmanslocatie werkt. Je komt in contact met de bezorger van je bestelde goederen, je collega’s, je gasten, misschien komt de opdrachtgever even langs, je regionaal manager stuurt je een mailtje, je belt met een collega van een andere locatie of van het hoofdkantoor… En al deze mensen helpen jou om je functie goed te kunnen uitvoeren. Daar moet je dus zuinig op zijn. En zij op jou natuurlijk.
Doordat je met zoveel verschillende mensen werkt, heb je vast veel mensenkennis opgebouwd. En dan weet je ook dat mensen niet altijd doen wat je verwacht. En dat ze eigenlijk zelden doen wat jij in zo’n situatie zou doen.
Het is belangrijk dat je goed kijkt naar de persoon tegenover je/aan de andere kant van de lijn/de contactpersoon in je mailbox. Wie is hij of zij? Hoe is jullie relatie? En welke rol heb jij daarin? Als je bijvoorbeeld je collega’s altijd opdrachten geeft (‘doe dit, doe dat’), dan kun je niet verwachten dat ze zelf initiatief gaan nemen. Dit boeiende aspect van leidinggeven, gaan we in de module Team Up! verder uitwerken.
Situationeel leidinggeven
Mens en taak. En taak en mens.
Je bent dus verantwoordelijk voor de processen bij jouw op locatie, maar ook voor de mensen. En omdat je niet alles alleen hoeft te doen, moet je ook bewust zijn van de manieren waarop je de mensen bij de processen gaat betrekken.
Hierbij kijk je niet alleen naar wat er moet gebeuren (de taak) maar ook wie je de taak wilt laten uitvoeren en wat hij of zij kan en wil. Dit noemen we situationeel leidinggeven. Je past je stijl van leidinggeven aan, aan de situatie en de persoon.
Een voorbeeld: iemand is net nieuw in cateringland en wil veel leren. Je kunt haar wel lekker een week enthousiast laten rondhuppelen, maar je zult ook taken moeten aanleren. Dat doe je door een duidelijke instructie te geven (taakgericht). Maar daarnaast werk je ook aan een fijne werkrelatie door de ander op haar gemak te stellen, ruimte te geven voor vragen en haar een compliment te geven over hoe ze het doet (mensgericht). In jouw functie moet je dus oog hebben voor de taakgerichte én de mensgerichte kant van het werk. En dat maakt je werk alleen maar leuker!
Ondertussen, op de werkvloer
Martine heeft van haar huisarts te horen gekregen dat ze het rustiger aan moet doen. Ze is erg moe en lusteloos en ervaart veel stress van haar werk. De huisarts had een tip: meer delegeren. Oftewel: niet alles zelf willen doen, maar collega’s meer verantwoordelijkheden geven.
Dus op maandagochtend geeft ze Wilma de taak om de bestelling te regelen, Henk de verantwoordelijkheid voor de lunch en zelf gaat ze de koffierondes doen. Slim?
Zo op het eerste gezicht lijkt het slim van Martine. Ze verdeelt de taken en haalt zo ook wat druk van haar schouders. Maar zijn Wilma en Henk wel genoeg ingewerkt om de taak alleen te doen? Als je gaat delegeren, dan gaan daar wel een aantal stappen aan vooraf: eerst moet iemand de taak aangeleerd krijgen en genoeg ervaring opdoen om het uiteindelijk zelfstandig te kunnen doen. Hebben ze het vertrouwen dat ze het kunnen? Of moet je nog coachen en aanmoedigen? Dus of het verstandig is dat Martine lekker relaxed het pand induikt en de koffierondes gaat doen?
Wat vind jij?
Kleinere locatie
Klein, maar fijn
Wat is een kleine locatie? En hoe ziet een dag op zo’n locatie eruit?
Een kleine locatie herken je aan de volgende punten:
- Team van 1 of 2 medewerkers.
- Gericht op het aanbieden van een lunch.
- Aantal bezoekers tussen de 1 en 100 per dag.
Wat vraagt het van jou als beheerder om op een kleinere locatie te werken?
- Je staat veel op de werkvloer, alleen of met een collega.
- Je doet alle cateringtaken, daarnaast doe je de administratie (bestellen, voorraadbeheer, uren invoeren, kasadministratie).
- Je geeft leiding aan één collega of een regiomedewerker (als je een eenmanslocatie hebt en af en toe een extra paar handen of vervanging regelt).
- Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op de locatie.
- Je bent aanspreekpunt voor de regionaal manager.
“Op een kleine locatie sta je overal dichtbij: bij de gast, bij de opdrachtgever en natuurlijk bij de werkvloer. Op een kleine locatie doe je al het werk zelf, alleen of met je collega. Ik vind dat zelf lekker werken: ik bepaal mijn eigen tempo en kan snel schakelen.”
“Als beheerder van een eenmanslocatie moet je heel zelfstandig zijn en zelfredzaam zijn. Je moet alle beslissingen zelf nemen. En dat is vaak heel leuk, maar soms ook wel lastig. Je hebt geen collega’s waar je mee kunt sparren.”
Middelgrote locatie
Wat is een middelgrote locatie?
Een middelgrote locatie herken je aan de volgende punten:
- Team van 3 tot 6 medewerkers.
- Gericht op het aanbieden van een lunch of doorlopend aanbieden van eten en drinken gedurende een werkdag.
- Daarnaast extra activiteiten zoals vergaderservice, koffiecounter of ander extra uitgiftepunt.
- Aantal bezoekers tussen de 100 en 150 per dag.
Wat vraagt het van jou als beheerder om op een grotere locatie te werken?
- Je staat op de werkvloer, maar je besteedt ook veel tijd (en energie) aan leidinggeven (motiveren, begeleiden, coachen) en administratie (bestellen, voorraadbeheer, uren invoeren, kasadministratie).
- Je geeft leiding aan een aantal collega’s.
- Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op de locatie.
- Je bent aanspreekpunt voor je team, maar ook voor je regionaal manager.
“Het grote verschil tussen een kleine en middelgrote locatie is dat je meer werk hebt in de bestellingen en het menu. De aantallen zijn groter, en dat merk je in je werkzaamheden. Je bent gelukkig wel wat flexibeler omdat je meer mensen op de werkvloer hebt staan. En ja, een beetje een open deur, maar ik besteed ook meer tijd aan de begeleiding van medewerkers dan toen ik op een tweemanslocatie stond.”
Grote locatie
Van groot tot xl
Wat is een XL-locatie? En hoe ziet een dag op zo’n locatie eruit?
Een grote locatie herken je aan de volgende punten:
- Team van 7 tot of meer medewerkers.
- Gericht op het aanbieden van meerdere maaltijdmomenten per dag (soms zelfs 24 uur per dag).
- Daarnaast extra activiteiten zoals vergaderservice, koffiecounter of ander extra uitgiftepunt.
- Meer dan 150 bezoekers per dag.
Wat vraagt het van jou als beheerder om op een XL-locatie te werken?
- Op de werkvloer werk je mee, maar ben je veel aan het aan- en bijsturen, organiseren, taken verdelen en begeleiden.
- Bijna de helft van de tijd werk je achter de schermen (bestellen, voorraadbeheer, uren invoeren, kasadministratie, personeelsplanning, omzetcijfers).
- Je geeft leiding aan een grote groep collega’s. Deze zie je niet altijd, dus je moet ook ‘leidinggeven op afstand’.
- Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op de locatie.
- Je bent aanspreekpunt voor je team, maar ook voor je regionaal manager.
“Mijn team bestaat uit 10 collega’s, waarvan ik er een aantal bijna nooit zie. Dat komt omdat onze locatie vier keer per dag heerlijk eten en drinken aanbiedt en dat zeven dagen per week. Ik kan er natuurlijk niet altijd bij zijn. Dat vraagt niet alleen wat van mij als leidinggevende, maar ook van de zelfstandigheid van mijn team. We communiceren ‘live’, maar ook via een logboek. Daarnaast organiseer ik regelmatig een werkoverleg. Dan is iedereen aanwezig. We gaan dan bijvoorbeeld samen voorbeeldbordjes maken, dat werkt veel beter dan een krabbel in een logboek. Doordat ik niet altijd op de werkvloer ben, heb ik echt moeten leren vertrouwen op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. In het begin wilde ik alles alleen doen, maar dat is niet vol te houden natuurlijk. We hebben nu een kok in dienst, die bij het inwerken gelijk geleerd heeft om de bestellingen te doen. Je moet echt duidelijk zijn over de regels, anders gaat iedereen het op zijn eigen manier doen. Als beheerder van een grote locatie moet je heel allround zijn en kunnen inspringen op onverwachte situaties. Ik vind het geen dag saai!”
Groot, groter, grootst
Maakt het uit?
Weet jij op welke locatie je volgend jaar werkt? Misschien hoop je wel dat het je huidige locatie is, maar je kunt het nooit 100% zeker weten. In cateringland verandert er elk jaar een heleboel en ook jouw plaats in de organisatie kan anders zijn. Daar kun je waarschijnlijk niets aan veranderen.
Maar wat je wél kunt doen, is je goed voorbereiden op de functie van beheerder, op welke locatie dat ook is. Dus, stel dat je nu op een eenmanslocatie staat. Ga je het hele hoofdstuk over het leidinggeven aan een team dan overslaan? Nee toch? Zorg ervoor dat je goed weet wat de functie van beheerder van je vraagt en wat het inhoudt om op een ander soort locatie te staan. Het maakt je flexibel inzetbaar en nóg aantrekkelijker als medewerker.
Een POP maken
Popperdepop!
Een van de hulpmiddelen die je kunt inzetten om je eigen pad uit te stippelen is het Persoonlijk Ontwikkelplan (een POP). In een POP verwoord je de plannen die je hebt voor je eigen leerproces. Het helpt je te onderzoeken wat je wilt leren (en waarom). Door je plannen op papier te zetten, maak je ze belangrijker. Want als het ‘alleen’ bij ideeën in je hoofd blijft, dan loop je de kans dat het bij ideeën blijft en er in de praktijk niets mee gebeurt. Een POP kun je dus zien als een afspraak met jezelf.
In veel organisaties willen ze ook graag afspraken maken over jouw persoonlijke ontwikkeling. Jij bent verantwoordelijk voor je eigen leerproces, maar je werkgever wil graag meedenken en ondersteunen met tijd, geld en het regelen van opleidingen.
Stel, je wilt een opleiding gaan volgen, en je vraagt je werkgever of ze deze (gedeeltelijk) willen betalen. Dan kan een werkgever je vragen om eerst een POP in te vullen. Dit doen ze omdat ze graag willen dat je goed nadenkt over de stappen die je wilt gaan maken. Als je dat helder hebt, dan is de kans groot dat je motivatie om ervoor te gaan een stuk groter is. En dat maakt de kans op een succesvol opleidingstraject ook weer groter.
Vragen die in een POP kunnen staan:
- Waar zie ik mezelf over 5 jaar?
- Waar ben ik goed in?
- Hoe zouden mijn collega’s mij omschrijven?
- Wat zijn mijn talenten?
- Gebruik ik deze talenten (genoeg) in mijn huidige functie?
- Op welke vlakken kan en wil ik nog groeien?
- Wat wil ik leren?
- Hoe ga ik dat aanpakken?
Die laatste vraag is natuurlijk een lastige. Om deze zo goed mogelijk te beantwoorden, is het handig om SMART te werken. Lees maar snel verder.
Als je met een opleiding start, dan ga je nieuwe dingen leren en ervaren. En dat kan best spannend zijn. Maar bedenk eens waar die nieuwe ervaringen je kunnen brengen… Kijk nog eens naar het plaatje.
SMART
Hé slimmerd, doe eens SMART!
“Ik wil graag een betere leidinggevende worden…”
“Ik wil graag beter leren communiceren..”
“Ik wil beter worden met de cijfers…”
Nou, genoeg ambitie. Hoe gaaf is het als mensen aangeven dat ze willen leren en ontwikkelen? Maar zeg nou eens eerlijk: de bovenstaande leerdoelen zijn toch wel erg vaag? Wát willen ze precies leren? Wanneer ben je ‘een betere leidinggevende’? Wat wordt bedoeld met ‘beter communiceren’ of ‘de cijfers’? Het kan alle kanten op. En dan loop je de kans dat je jezelf na een half jaar leren en ontwikkelen afvraagt: Wat wilde ik ook alweer? En dat is niet effectief en ook niet motiverend. Dit kun je voorkomen door je leerdoelen SMART te formuleren.
SMART staat voor:
- Specifiek (Wat gaan we precies doen?)
- Meetbaar (Heb je je doelen meetbaar gemaakt? Oftewel: hoeveel gaan we doen?)
- Acceptabel (Is er draagvlak voor jouw leerdoel?)
- Realistisch (Is het doel voor jou en je omgeving logisch en haalbaar?)
- Tijdgebonden (Wanneer zijn we klaar?)
Klik hier voor een heldere uitleg over SMART.
Top 5 van leerdoelen
Een leven lang leren
Of je nou net komt kijken in de catering, of er al 20 jaar rondhuppelt: er valt altijd wat (bij) te leren. Onder cateringbeheerders zijn de volgende leerdoelen populair (en nee, ze zijn nog niet SMART, maar dan heb je in ieder geval al een idee):
- Ik wil leren omgaan met weerstand.
- Ik wil meer kennis krijgen van de financiële rapportage zodat ik echt snap wat er staat.
- Ik wil mijn gesprekstechnieken ontwikkelen zodat ik betere gesprekken kan voeren.
- Ik wil meer zelfvertrouwen krijgen.
- Ik wil leren hoe ik een team kan meekrijgen.
En? Zit die van jou er ook tussen?
Vraag je collega’s wat hun leerdoelen waren en zijn. Zo leer je ook van elkaar.
Kom in beweging!
Jij bent de regisseur van je eigen leven
Sta je al te trappelen om in actie te komen? Goed zo! Leren is leuk, uitdagend en spannend tegelijk. Bedenk wel dat het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden tijd en oefening kost. Wil je beter leren luisteren naar je collega’s? Dat heb je niet in een weekje aangeleerd. Bedenk daarnaast ook dat er maar één persoon is die ervoor zorgt dat je in beweging komt: dat ben je zelf. En soms kom je jezelf wel even tegen. Dat is helemaal niet erg, als je daarna maar weer doorpakt (en niet bij de pakken neer gaat zitten).
Tips
Tips voor de lerende beheerder
Alsjeblieft: zes tips om het leren leuk en behapbaar te houden:
- Wees niet te streng voor jezelf: Rome is ook niet in één dag gebouwd. Neem de tijd om te ontdekken, te experimenten, te verdiepen, te ervaren en ervan te leren.
- Wees een beetje streng voor jezelf. Zorg ervoor dat je wel in beweging blijft. Een goede planning voor je leertraject is een aanrader!
- Zorg dat je je aan je planning houdt. Van uitstel komt afstel. Hoe langer je zaken voor je uit blijft schuiven, hoe groter de druk (‘Ik moet nog zóveel doen….’).
- Oefenen, oefenen, oefenen. En ja, dat mag en kan ook thuis of bij de bushalte. Wil je je gespreksvaardigheden aanscherpen: genoeg mensen om je heen om ‘op te oefenen’.
- Kijk vooruit en kijk terug. Door vooruit te kijken, ben je je bewust van ‘waar je het voor doet’. Door terug te kijken leer je van je eigen ervaringen (‘Wat ik toen deed was niet handig, ik kan het de volgende keer beter anders aanpakken…’)
- Geniet en wees trots op jezelf. Naast een baan en je privé-leven besteed je ook tijd en energie aan je eigen ontwikkeling. En daar mag je best trots op zijn!