Als je werkt in de contractcatering, dan werk je in een dynamische en afwisselende omgeving waar altijd wel wat te doen is. Handen uit de mouwen dus! Maar hoe zorg je er nou voor dat niet iedereen als een kip zonder kop door elkaar heen rent? Lang leve de functiebeschrijving!

Iedereen die in een organisatie werkt, heeft zijn namelijk zijn eigen taken. Welke taken dat zijn, hangt af van je functie. En daar hangen dan ook weer andere bevoegdheden aan vast. Al deze zaken zijn vastgelegd in een functieomschrijving. Het uitvoeren van jouw taken is jouw uiteraard je eigen verantwoordelijkheid.

We gaan een stapje verder, er is nog veel meer informatie beschikbaar die je helpt bij het uitvoeren van je werkzaamheden: procedures en werkinstructies. Deze helpen je je werk goed en snel te doen, en daar hebben je gasten ook weer plezier van!

Procedures:

• Bestaan uit een aantal instructies die volgens een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd.
• Gaan over de grote lijnen en niet over details.

Werkinstructies:

• Maken duidelijk hoe iets gedaan moet worden.
• Zijn specifiek en gedetailleerd.
• Ondersteunen je bij je werkzaamheden. 

Bij een werkoverleg hoort een taakverdeling. Welke taken – ook wel rollen genoemd - zijn er te verdelen?

• De rol van voorzitter
  Deze leidt het overleg en zorgt ervoor dat het overleg gestructureerd verloopt, dat iedereen aan bod komt en dat er beslissingen genomen worden als dat nodig is.
• De notulist
  Je kunt ervoor kiezen om een verslag te maken, maar vaak is een actielijst veel praktischer en duidelijker. In deze actielijst zet je de belangrijkste afspraken en wie verantwoordelijk is voor welke acties.
• De rest van de groep deelnemers
  Deze levert een actieve bijdrage door zich voor te bereiden, zaken in te dienen voor de agenda, mee te denken, met oplossingen te komen tijdens het overleg en natuurlijk door na afloop de afspraken in de praktijk uit te voeren.

Is de leidinggevende altijd automatisch de voorzitter? Nee hoor! De taakverdeling hoeft echt niet elke keer hetzelfde te zijn. Het zorgt juist voor meer betrokkenheid en dynamiek als je de rollen om toerbeurt afwisselt. 

Een compliment is zo gegeven en een vraag is snel gesteld. Maar soms heb je meer tijd en aandacht nodig. Misschien zit je ergens mee? Of wil je graag extra opleidingen doen omdat je ambitieus bent? Een functioneringsgesprek is een uitgelezen moment om deze zaken te bespreken. Het is een belangrijk gesprek, het draait immers voor een groot deel om jou!

Kenmerken van het functioneringsgesprek:

• Het is een formeel overleg.
• Het vindt één tot twee keer per jaar plaats.
• Het gesprek is gericht op de toekomst.
• Het gesprek is tweezijdig en gelijkwaardig: er is ruimte voor de leidinggevende en de medewerker om zaken in te brengen, om vragen te stellen en om te reageren op de ander.
• Afspraken worden vastgelegd op papier.

 Je mag altijd vragen om een (extra) functioneringsgesprek!

Het beoordelingsgesprek is, net als het functioneringsgesprek, een gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker. In dit gesprek geeft je leidinggevende een oordeel over je functioneren dus. En dat is dan al snel een kwestie van stilzitten en luisteren. Als het goed is, zul je tijdens je functioneringsgesprekken al hebben gehoord hoe je leidinggevende vindt dat het gaat. Geen grote verrassingen dus.

Kenmerken van een beoordelingsgesprek:

• Het is een formeel overleg.
• Het gesprek is gericht op het verleden, je functioneren van de afgelopen tijd wordt beoordeeld.
• Het gesprek is eenzijdig en niet gelijkwaardig. De leidinggevende heeft het voor het zeggen. Je krijgt natuurlijk wel de kans om te reageren, maar dit heeft geen invloed op het oordeel.
• De beoordeling (en eventuele afspraken) worden op papier gezet en door beide partijen ondertekend.

Tijd voor wat tips:

• Zorg dat je verbale communicatie (wat je zegt met woorden) overeenkomt met je non-verbale communicatie (wat je zegt met gebaren, je lichaamstaal, dus zonder woorden).  Dus zeg je dat je blij bent? Laat het dan ook zien!
• Voorkom ruis op de lijn. Ruis zorgt ervoor dat de ander je boodschap niet goed kan begrijpen. (Bijvoorbeeld omdat je vergeet belangrijke informatie te vermelden, doordat de ander niet goed oplet of doordat de telefoon gaat en je elkaar niet goed kunt verstaan.)
• Luister (dit gaat over het algemeen het beste als je zelf stil bent). Laat zien dat je luistert door te knikken en te hummen en door in je eigen woorden samen te vatten wat de ander (volgens jou) heeft gezegd. Dan controleer je ook direct of je het goed begrepen hebt.
• Sta open voor de ander. Wil je dat de ander jou begrijpt? Probeer dan eerst hem of haar te begrijpen. Werkt gegarandeerd.

Vragen stellen is niet moeilijk. De juiste vragen stellen wel! Goede vragenstellers vragen door. Als je ‘doorvraagt’, dan stel je een vraag over het antwoord dat je net van de ander hebt gekregen. Dit doe je om precies te achterhalen wat iemands mening is, of wat er aan de hand is. Wanneer jij doorvraagt, help je de ander ook om te benoemen wat er precies speelt.

Door vragen te stellen kun je je betrokkenheid tonen, geef je de ander ruimte om zijn verhaal te doen of probeer je te achterhalen wat er nou precies aan de hand is. Ze zijn dus onmisbaar in een open communicatie.

De meest voorkomende vragen:

• Gesloten vragen:
  Vragen waarop iemand alleen met ja of nee kan antwoorden of een keuze kan maken uit gegeven antwoorden. Ze nodigen niet uit tot praten.
• Open vragen:
  Vragen die meestal beginnen met ‘Wie, wat, waar, wanneer, welke, waarom en hoe.’ Deze vragen nodigen uit tot praten.
• Dubbele vragen:
  Een variant op de open vraag die tot verwarring kan leiden doordat de vraag eigenlijk uit twee vragen bestaat: ‘Wat vindt u van ons restaurant en het assortiment?’
• Suggestieve vragen:
  Vragen waar je het (gewenste) antwoord of mening eigenlijk al in de vraag verpakt” ‘Vind jij het ook niet handig georganiseerd?’ 

Gedrag roept gedrag op. Als iemand heel enthousiast is, werkt dat vaak aanstekelijk. Je zult zelf ook enthousiaster worden. Maar als een ander het ‘te overdreven’ vindt, dan roept het enthousiasme ander gedrag op: irritatie. Om elkaar goed te (blijven) begrijpen is het handig dat je elkaar af en toe terugkoppelt wat voor effect bepaald gedrag op je heeft. Dat noemen we ook wel: feedback geven. Dit kan je doen omdat je wil dat de ander vooral zo doorgaat (positieve feedback) of omdat je graag wilt dat de ander iets aanpast in zijn gedrag (negatieve feedback). Voor de ontvanger geldt dat je sneller geneigd bent om dit gedrag daadwerkelijk aan te passen als je je niet (zo heel erg) aangevallen voelt.

Tips voor het geven van feedback:

• Wees eerlijk.
• Wees concreet: leg duidelijk uit wat voor gedrag iemand vertoont.
• Benoem het gedrag van de ander, wat voor effect het op jou heeft en welk gedrag je wel zou willen zien.
• Spreek in de ik-vorm, zo houd je het bij jezelf.
• Wacht niet te lang met het geven van feedback.

Niet doen: ‘Je bent ook altijd te laat!’
Wel doen: ‘We hadden negen uur afgesproken en je kwam kwart over negen binnen. Ik vind het erg jammer dat we op jou moesten wachten.’

Na jouw gedegen voorbereiding is het tijd voor actie. Hoe zorg je ervoor dat je actief betrokken bent bij het overleg. En wat moet je zeker niet doen….

Wel doen:

• Pak je rol (gesprekspartner, voorzitter, notulist of betrokken meedenker).
• Stel vragen.
• Luister naar elkaar.
• Denk mee.
• Draag oplossingen aan.
• Sta open voor andermans ideeën.
• Volg de agenda.

Niet doen:

• Achterover leunen.
• Je tijd uitzitten.
• Afdwalen (in gedachten of qua onderwerp).
• Ideeën van tafel vegen (‘Dat werkt hier toch niet’).
• Denken dat het niet over jou gaat.